mercredi, octobre 21, 2020

Comment utiliser Google Docs

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Google Docs est un produit Google basé sur le cloud, qui offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour créer, modifier et partager des documents. Contrairement aux applications de création de documents bien connues de Microsoft, Google propose une suite d’applications conçues pour les utilisateurs qui travaillent en ligne. L’intégration avec les capacités de stockage dans le nuage de Google Drive vous permet d’accéder à vos documents et de travailler sur eux, où que vous soyez.

Passer à Google Docs peut être une tâche ardue, car il y a beaucoup de nouvelles fonctionnalités à découvrir et l’interface d’édition de documents peut sembler peu familière.

Vous pouvez commencer à utiliser Google Docs en suivant quelques étapes simples. En savoir plus sur les différentes fonctionnalités de cet outil vous aidera à devenir un expert de Google Docs en un rien de temps.

Étape 1 : Création de votre compte Google

L’utilisation de Google Docs nécessite l’ouverture d’un compte Google. C’est gratuit, cependant, et votre compte vous donne également accès à Gmail, Google Maps et YouTube, ainsi qu’à l’ensemble de la suite Drive.

Pour créer un compte Google, accédez à la page d’inscription. Saisissez vos informations, notamment votre nom, votre adresse électronique et votre date de naissance, puis cliquez sur Étape suivante. Lisez les règles de confidentialité et les conditions d’utilisation et cliquez sur J’accepte. Félicitations ! Vous avez maintenant un compte Google. Si vous avez déjà un compte, il vous suffit de vous connecter comme vous le feriez normalement.

Créer une capture d'écran de la page web du compte GoogleCapture d’écran

Étape 2 : Lancement de Google Docs

Il existe plusieurs façons d’accéder à Google Docs, selon votre appareil. Vous pouvez télécharger l’application depuis l’App Store ou Google Play, ou cliquer sur l’icône Apps dans le coin supérieur droit de la page d’accueil de Google (représentée par neuf carrés). Vous devez ensuite cliquer sur le bouton Docs – vous devrez peut-être cliquer sur Plus dans le menu contextuel pour le voir.

Vous pouvez également naviguer sur Google Drive et sélectionner Google Docs dans le menu Mon lecteur en haut de la page, ou sélectionner Google Docs après avoir cliqué sur Nouveau dans la partie gauche de la page. La dernière option est de naviguer directement vers Google Documents. Une fois que vous avez lancé l’application web, vous êtes prêt à créer un document.

Étape 3 : Création d’un document

Pour créer un nouveau document, cliquez sur la page blanche avec le signe d’addition multicolore à l’intérieur, qui se trouve dans le coin supérieur gauche de la page principale de Google Docs. Si vous ne trouvez pas ce menu, faites défiler vers le haut ou cliquez sur l’icône du signe plus multicolore dans le coin inférieur droit de votre écran.d

Capture d'écran de Google DocsCapture d’écran

Si vous créez un document à partir de Drive, la sélection de Google Docs après avoir cliqué sur Nouveau créera automatiquement un document vierge. Si vous cliquez sur la petite flèche orientée vers la droite à côté de Google Docs, vous pouvez même choisir de créer un nouveau document basé sur un modèle fourni. Vous avez le choix entre plusieurs types de documents, notamment des CV, des lettres d’affaires et une sélection de modèles tiers. Vous pouvez même télécharger un fichier .doc ou .docx existant sur votre disque dur en cliquant sur Nouveau, puis sur Téléchargement de fichiers.

Étape 4 : Commencer à travailler

Une fois que vous avez créé un document, vous pouvez vous mettre au travail. Cliquez sur “Untitled document” dans le coin supérieur gauche pour ajouter un titre à votre document. Vous pouvez également ajuster le type de police, la taille du texte et bien plus encore via la barre d’outils en haut de la page. Si vous ne pouvez pas voir votre titre ou la barre de menu en haut de la page, ces options peuvent être masquées. Si c’est le cas, cliquez sur la flèche orientée vers le bas dans le coin supérieur droit pour les afficher.

Comme vous travaillez dans votre navigateur, toute modification apportée à votre document sera automatiquement enregistrée. Si vous regardez à droite de l’option Aide en haut de l’écran, vous devriez voir soit Enregistrer… soit Tous les changements enregistrés dans le lecteur. Attendez que le deuxième message apparaisse avant de sortir, juste pour vous assurer que tout votre travail a été sauvegardé. Pour afficher l’historique des versions du document en question, cliquez sur Sauvegarder… ou sur Tous les changements enregistrés dans le lecteur, ce qui vous permettra de revoir les changements.

Comment partager vos affaires

Pour partager vos documents avec d’autres personnes, cliquez sur le bouton bleu “Partager” dans le coin supérieur droit du document que vous souhaitez partager. Le bouton sera placé entre votre photo – en supposant que vous en ayez ajouté une à votre compte Google – et l’icône des commentaires. Ensuite, invitez d’autres utilisateurs en saisissant l’adresse électronique appropriée dans la fenêtre qui s’affiche.

Les personnes avec qui vous partagez un document peuvent le modifier, le consulter ou le commenter, selon les autorisations que vous leur accordez. Cela peut être modifié en appuyant sur le menu situé directement à droite du champ d’adresse vide. Si vous souhaitez partager le document avec des personnes utilisant autre chose que le courrier électronique, cliquez sur le lien Obtenir un document partageable en haut de la fenêtre Partager. Un lien apparaîtra alors directement en dessous (il sera également copié dans votre presse-papiers).

Si vous cliquez sur le bouton Avancé dans le coin inférieur droit de cette fenêtre, vous pouvez également partager le fichier via Gmail, Google+, Facebook ou Twitter, mais vous devrez pour cela rendre votre document public. Google Documents définit par défaut les paramètres de confidentialité sur Privé, mais vous pouvez toujours cliquer sur le bouton bleu Modifier au milieu de la fenêtre Avancé (sous Qui peut y accéder) pour ajuster vos paramètres de confidentialité.

Utilisez les fonctions de commentaire et de chat

Avec Google Docs, vous pouvez suivre en temps réel les modifications apportées par d’autres personnes à un document. En cliquant sur le bouton “Commentaires” dans le coin supérieur droit de votre écran, vous ou toute autre personne qui se trouve dans le document pouvez lancer une discussion sur votre projet. Vous pouvez également voir quels utilisateurs sont en train de regarder le document en utilisant la série de cercles situés à gauche du bouton Commentaire. Si personne d’autre que vous ne regarde une page donnée, rien n’apparaîtra ici.

Vous pouvez également le paramétrer de manière à recevoir des notifications lorsque des personnes apportent des modifications au document, ou lorsque quelqu’un mentionne votre nom ou interagit avec l’un de vos commentaires. Cela peut être un outil très utile pour collaborer avec de grands groupes de personnes ou un groupe qui ne se trouve pas dans le même espace physique. Si, pour une raison quelconque, vous ne souhaitez pas que les utilisateurs aient la possibilité d’ajouter des commentaires à un document donné, vous pouvez également changer le mode d’édition (plus d’informations à ce sujet dans la section suivante).

Découvrez les différents modes d’édition

Juste en dessous du bouton “Partager” se trouvent des options permettant de visualiser, de suggérer des modifications et d’éditer des documents. Alors que l’option Édition vous permet de faire des modifications, les options Suggérer et Visualiser vous permettent respectivement de suggérer des modifications et de visualiser ou d’imprimer votre document. L’option Suggérer est similaire à la fonction Suivi des modifications dans Word, et indiquera en vert toute modification apportée au document. Cela donne aux autres utilisateurs la possibilité d’approuver ou de supprimer ces modifications avant qu’elles ne fassent partie du document final. Même si vous n’utilisez pas le mode Suggérer, vous pouvez toujours consulter l’historique des révisions d’un document en allant dans Fichier > Historique des versions > Voir l’historique des versions.

Capture d'écran de l'historique des révisions de Google DocsCapture d’écran

Essayez un autre type de document

Google Drive a plus à offrir que de simples documents textuels. Slides, par exemple, est la version de Microsoft PowerPoint de Google, tandis que Sheets est la version de Microsoft Excel de l’entreprise. Bien qu’elle ne soit pas toujours aussi complète qu’Office 365 en termes de fonctionnalités, la suite G est un moyen utile et pratique de créer du contenu en ligne, et son utilisation est gratuite une fois que vous avez un compte Google.

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