mercredi, octobre 21, 2020

Comment utiliser Google Drive

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Google Drive est une solution de stockage dans le nuage avec 15 Go de stockage disponible gratuitement et des plans payants avec du stockage et des fonctionnalités supplémentaires. Google Drive est une option conviviale grâce à son interface simple et à son intégration avec Google Docs.

Si vous n’avez jamais utilisé Google Drive, consultez le guide suivant pour savoir comment créer un compte, charger et télécharger des documents, partager vos fichiers et tirer le meilleur parti du service.

Pour commencer

Accès à Google Drive

Capture d'écran de l'inscription au compte Google DriveCapture d’écran

Étape 1: Si vous n’en avez pas déjà un, vous devrez obtenir un compte Google avant de poursuivre avec Drive. L’inscription est gratuite et vous permettra d’accéder à tous les services de Google de manière fluide et synchronisée. Vous devrez payer des frais si vous souhaitez disposer de plus de 15 Go de stockage, mais votre choix n’aura aucune incidence sur votre capacité à utiliser le service. Le téléchargement de Google Chrome ne fait pas de mal non plus, étant donné que le populaire navigateur web comporte plusieurs extensions et outils qui s’intègrent bien avec Drive.

Étape 2: Une fois inscrit (ou connecté à votre compte existant), vous pouvez accéder à Drive via votre navigateur ou l’application mobile dédiée, qui est actuellement disponible pour Android et iOS.

Naviguer sur

Capture d'écran des boutons du menu du lecteur GoogleCapture d’écran

Une fois connecté à Drive, cliquez sur le bouton “New” du signe multicolore plus dans le coin supérieur gauche ou sur “My Drive”, qui est situé vers le centre de l’écran. Dans l’application mobile, appuyez sur le cercle avec le signe plus dans le coin inférieur droit. Cela ouvre un menu qui vous permettra de créer ou de télécharger un fichier sur le disque dur. Vous pouvez créer une feuille de calcul, un document Word, une présentation de diaporama, un formulaire, un dessin et un tas d’autres choses via des applications tierces.

Nous n’approfondirons pas ici l’utilisation de chacun de ces programmes gratuits, mais voici quelques conseils pour apprendre à utiliser rapidement ces services :

Premier conseil: Les boutons de Drive sont assez simples, mais si vous n’êtes jamais sûr de ce que l’on fait, il suffit de passer la souris dessus. Une fenêtre contextuelle devrait apparaître, expliquant la fonction du bouton.

Conseil 2 : Si vous avez déjà utilisé Microsoft Office – c’est-à-dire Excel, Word ou PowerPoint – alors les logiciels Google Sheets, Docs et Slides devraient vous sembler familiers. Ils fonctionnent de la même manière et sont sans doute plus intuitifs. Vous ne trouverez pas autant de fonctionnalités avancées que dans les logiciels de Microsoft, mais Drive est gratuit, ce qui est normal.

Conseil 3 : Bien que vous puissiez aller à la page principale des documents, feuilles ou diapositives pour voir tous les fichiers de ce type en un seul endroit, la création de dossiers pourrait être un meilleur moyen de rester organisé. Pour créer un dossier, cliquez sur le bouton “Nouveau” dans le coin supérieur gauche, sélectionnez “Dossier” et nommez le répertoire de fichiers. Ensuite, il suffit de faire glisser le(s) fichier(s) dans le dossier de votre choix à partir de la page principale du lecteur.

Vous pouvez également accéder aux fichiers étoiles en cliquant sur Ajouter une étoile dans le menu de cet élément, mais gardez à l’esprit qu’ils ne peuvent être consultés que par la personne qui les a ajoutés et non par ceux avec qui vous avez partagé un élément particulier.

Conseil 4 : Une autre façon de trouver rapidement un article dans votre lecteur est d’utiliser la fonction “Recherche dans le lecteur”. En haut de chaque page se trouve un champ où vous pouvez rechercher un fichier en utilisant son nom ou son type de fichier. Si vous appuyez sur la flèche orientée vers le bas dans ce champ ou sur Autres outils de recherche, vous pouvez aller plus loin et rechercher des fichiers en fonction de critères spécifiques, tels que la date ou la personne avec laquelle vous avez partagé le fichier.

Tirer le meilleur parti de Google Drive

Téléchargement et partage de documents

Pour télécharger un document sur le lecteur, cliquez sur le bouton Télécharger des fichiers ou Télécharger des fichiers sous Nouveau ou Mon lecteur, et sélectionnez un fichier de votre ordinateur. Drive est idéal pour un usage personnel, mais ce qui le distingue des autres services en nuage, ce sont ses puissants outils de collaboration. Si vous devez travailler à distance avec une personne sur un projet, vous pouvez partager un document avec elle et apporter des modifications ensemble en temps réel.

Pour partager un document après l’avoir créé, regardez dans le coin supérieur droit de la fenêtre du fichier et trouvez le bouton Partager.

Pour partager un document après l’avoir créé, cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit, ajoutez vos collaborateurs en utilisant leur adresse électronique et cliquez sur le bouton bleu Terminé. Une fois qu’ils ont obtenu l’accès, le document doit apparaître sous l’onglet “Partagé avec moi” dans leur tableau de bord sur le disque dur, et un lien vers le document partagé sera également envoyé dans leur boîte de réception électronique.

capture d'écran du partage de fichiers sur google driveCapture d’écran

Vous pouvez utiliser le lien partageable en bas du menu Partager avec des personnes et des groupes pour envoyer le fichier par texte ou par un autre service de messagerie. Il vous suffit de cliquer sur Copier le lien au bas de ce menu.

Lorsque vous êtes à l’intérieur d’un document partagé, vous pouvez voir qui d’autre l’édite actuellement en regardant dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Les noms des collaborateurs seront affichés dans des couleurs différentes (ou avec leur photo de compte), afin que vous puissiez rapidement les distinguer. Il vous suffit de passer votre curseur sur une couleur pour voir qui elle représente.

Téléchargement de documents et accès aux fichiers hors ligne

Une autre fonction utile du lecteur est la possibilité de visualiser et de modifier des fichiers même si vous n’avez pas accès à l’internet. Il vous suffit de télécharger l’extension Google Docs Offline pour Google Chrome. Une fois téléchargé – et activé dans les paramètres de votre lecteur – vous pouvez accéder à des fichiers spécifiques (documents, feuilles et diapositives) même lorsque vous voyagez ou si vous n’avez pas accès à Internet pendant quelques heures. Un cercle gris traversé par un éclair apparaîtra à côté du nom de votre fichier dans la fenêtre du fichier, vous indiquant que vous êtes hors ligne.

L’un des inconvénients, cependant, est que vous ne pouvez accéder qu’aux fichiers que vous avez créés et que vous n’avez partagés avec personne. Vous devez également avoir déjà ouvert Google Drive dans votre navigateur pour le faire. Les données sont également accessibles hors ligne via l’application mobile, à condition d’avoir préalablement activé la fonction dans les paramètres.

Ajout de plusieurs collaborateurs via un groupe Google

Si vous souhaitez partager un document avec un grand groupe de personnes, vous pouvez éviter de saisir chaque adresse électronique individuellement en partageant le document avec un groupe Google entier. Chaque personne de ce groupe (ainsi que les personnes ajoutées au groupe par la suite) aura alors accès à ce que vous avez partagé.

Partager plusieurs fichiers à la fois

partage du dossier dans google drive capture d'écran

Vous avez besoin de partager un tas de fichiers d’un seul coup ? Plutôt que de partager chaque fichier individuellement, vous pouvez les déplacer dans un dossier et partager ce dossier. Chaque personne avec qui vous partagez le dossier aura accès à toutes les données qu’il contient.

Conversion de documents créés avec d’autres programmes

Vous avez besoin de partager un document avec des collègues ou des amis pour qu’ils puissent y collaborer, mais vous avez déjà le fichier dans un autre programme similaire ? Pas besoin de s’inquiéter. Tant que les documents sont au bon format, la plupart des fichiers peuvent être facilement convertis en Google Docs, qui peut ensuite être partagé et édité en collaboration. Pour ce faire, il suffit de télécharger le fichier souhaité et de l’ouvrir dans Drive. Ensuite, dans l’écran de prévisualisation du document qui apparaît, sélectionnez le bouton de menu déroulant Ouvrir avec. En fonction du type de fichier, Google vous proposera le programme approprié pour l’ouvrir. Sélectionnez un programme dans ce menu pour le convertir au format Google Docs. Vous trouverez ci-dessous les formats de fichiers qui peuvent actuellement être convertis en Google Drive.

Documents
Tableurs
Présentations
Dessins
OCR

.doc
.xls
.ppt
.wmf
.jpg

.docx
.xlsx
.pps

.gif

.html
.ods
.pptx

.png

texte en clair (.txt)
.csv

.pdf

.rtf
.tsv

.txt

.tab

Revenir à une ancienne version d’un document

Capture d'écran de l'historique des révisions du lecteur GoogleCapture d’écran

Un problème important de la collaboration est qu’il est généralement pénible de réparer quelque chose que quelqu’un d’autre a raté. Heureusement, vous n’avez pas à vous inquiéter si vous vous trouvez dans l’une de ces situations – Google assure vos arrières. Le lecteur est programmé pour enregistrer chaque version mise à jour de vos documents pendant 30 jours ou 100 révisions, selon la première éventualité. Il est ainsi facile de revenir à une version plus ancienne d’un document, si nécessaire.

Pour récupérer une ancienne révision d’un document, ouvrez le document que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Fichier > Historique des versions. Ensuite, sélectionnez Voir l’historique des versions. Vous serez alors amené à un autre écran dans lequel une barre devrait apparaître sur le côté droit du document qui énumère les révisions précédentes dans l’ordre chronologique. Cliquez sur l’une d’entre elles pour obtenir un aperçu de cette révision spécifique. Si c’est celle que vous recherchez, cliquez sur le bouton bleu “Restaurer cette version” qui apparaît en haut de l’écran, et tout reviendra à son état antérieur.

Utilisation des applications Google Drive

Drive est plus qu’un simple service de synchronisation de fichiers ou une suite de logiciels de bureautique. Google a de plus grands projets pour cela. En plus de ses logiciels propriétaires, Google propose des dizaines d’applications tierces via Drive, des applications qui permettent de réaliser des diagrammes, de modifier des photos, de construire des modèles 3D, de faire des croquis, et bien d’autres choses encore que nous n’avons pas encore découvertes. Les fichiers créés dans ces applications seront enregistrés et synchronisés avec votre compte Drive, comme n’importe quelle application Google. Consultez-les ici.

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