mercredi, octobre 21, 2020

Comment utiliser GoToMeeting pour les appels et les réunions par vidéoconférence

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Comme Zoom, le service GoToMeeting permet aux personnes et aux entreprises d’organiser des appels et des réunions par vidéoconférence rapidement et facilement. Si c’est la première fois que vous utilisez le service, voici notre guide sur la manière de démarrer et de naviguer dans l’application web GoToMeeting. Nous allons couvrir les bases : comment s’inscrire à GoToMeeting, comment envoyer des invitations pour une réunion que vous avez créée, comment participer à une réunion et comment partager votre écran pendant une réunion.

Inscrivez-vous à GoToMeeting : Choisissez un essai gratuit ou un plan payant

Capture d'écran de la page d'inscription à l'essai gratuit de GoToMeetingCapture d’écran

Vous devez vous inscrire à GoToMeeting pour organiser des réunions via le service. Vous n’avez pas besoin de compte si vous n’êtes qu’un participant à une réunion (quelqu’un qui a été invité). Contrairement à Zoom, il n’y a pas de version gratuite du service, vous devrez donc choisir entre un essai gratuit de 14 jours ou un abonnement payant. Si vous optez pour l’essai gratuit, sachez que vous pouvez vous inscrire à l’essai sans avoir à communiquer vos informations de carte de crédit.

Les deux principaux plans payants proposés par GoToMeeting sont Professional et Business. Payé mensuellement, un plan Professionnel coûte 14 dollars par organisateur et par mois et couvre jusqu’à 150 participants. Un plan Business coûte 19 $ par organisateur par mois et couvre jusqu’à 250 participants. Il existe également un plan Entreprise, mais vous devrez contacter un représentant commercial pour obtenir un prix spécifique pour vos besoins et votre entreprise. Vous pouvez vous inscrire à un plan payant ici.

S’inscrire pour un essai gratuit et installer l’application GoToMeeting

Étape 1 : Rendez-vous sur le site web de GoToMeeting et cliquez sur le bouton “Start for Free” pour vous inscrire à un essai gratuit.

Étape 2 : Sur la page suivante, remplissez un court formulaire pour créer votre compte d’essai GoToMeeting.

Étape 3 : Une fois que vous avez rempli le formulaire, cliquez sur le bouton Inscription en bas de la page pour soumettre vos informations et créer votre compte d’essai.

Étape 4 : Une fois votre compte créé, vous serez automatiquement connecté à la page de votre compte GoToMeeting Hub, où vous pourrez organiser une réunion ou vous y joindre. Pour organiser une réunion ou y participer, vous devez installer l’application GoToMeeting. Pour déclencher le processus d’installation de l’application, cliquez sur le lien d’installation fourni sur la page du Hub. Le lien doit être situé en bas de la page, sous l’en-tête “New to GoToMeeting ? Get the app now and be ready when your first meeting starts”.

Capture d'écran de la page du carrefour GoToMeetingCapture d’écran

Comment organiser une réunion sur GoToMeeting

Vous pouvez organiser une réunion sur GoToMeeting via votre page web Hub ou l’application de bureau GoToMeeting. Les instructions suivantes concernent l’organisation d’une réunion via la page du Hub de GoToMeeting.

Organiser une réunion via la page du Hub

Capture d'écran de la nouvelle réunion GoToMeetingCapture d’écran

Étape 1 : Connectez-vous à votre page de carrefour GoToMeeting.

Étape 2 : Une fois connecté, cliquez sur le bouton bleu “Créer une réunion” situé à gauche de votre écran.

Étape 3 : Vous serez ensuite dirigé vers l’écran “Nouvelle réunion”, où vous remplirez les détails de votre réunion, notamment le titre, la date, l’heure et la durée.

Étape 4 : Si vous cliquez sur l’onglet Audio de l’écran Nouvelle réunion, vous pouvez configurer les options audio et d’appel pour votre réunion.

Étape 5 : En cliquant sur l’onglet Personnaliser, vous pouvez par exemple créer un lien de réunion personnalisé ou changer le thème de votre réunion.

Étape 6 : En cliquant sur l’onglet Plus, vous pouvez ajouter des coorganisateurs à votre réunion ou protéger votre réunion par un mot de passe.

Étape 7 : Une fois que vous avez fini de configurer vos préférences de réunion, cliquez sur le bouton bleu “Enregistrer”. Votre nouvelle réunion devrait apparaître sur la page principale de votre Hub.

Organiser une réunion via l’application de bureau GoToMeeting

Capture d'écran de l'application de bureau GoToMeetingCapture d’écran

Si vous envisagez d’organiser une réunion via l’application, vous pouvez le faire en ouvrant l’application et en cliquant sur “Meet Now” ou “Schedule Meeting”. En cliquant sur “Meet Now”, une réunion sera automatiquement créée pour vous ; “Schedule Meeting” déclenchera des invites à l’écran pour vous aider à programmer votre réunion à l’avance. Si vous souhaitez organiser une réunion à l’avance, sélectionnez Planifier une réunion, puis suivez les invites à l’écran pour le faire.

Comment envoyer des invitations pour votre réunion

Copie de l'invitation à GoToMeetingCapture d’écran

Une fois que vous avez programmé une réunion, elle doit apparaître sur la page principale de votre Hub. Les détails de votre prochaine réunion doivent figurer sur le côté droit de votre page Hub. Dans cette section, vous pouvez cliquer sur le bouton Copier l’invitation pour copier les détails de votre réunion (y compris un lien vers la réunion, un numéro de téléphone, des codes d’accès et un lien d’installation de l’application) dans votre presse-papiers. Vous pouvez ensuite coller ces informations dans un message instantané (comme via Slack) à vos participants ou dans un e-mail.

N’oubliez pas : vos participants ne sont pas tenus de s’inscrire à GoToMeeting, mais ils devront probablement soit installer l’application GoToMeeting (en utilisant le lien d’installation fourni dans l’invitation), soit composer le numéro de téléphone fourni dans l’invitation.

Comment participer à une réunion

Si vous êtes un participant qui a reçu une invitation, vous pouvez participer à une réunion de deux façons : Par appel vidéo dans l’application GoToMeeting ou par téléphone avec un numéro d’appel. Votre invitation doit fournir toutes les informations nécessaires pour l’une ou l’autre de ces options.

Inscription par appel vidéo

Vous devrez d’abord télécharger et installer l’application GoToMeeting, et vous pouvez le faire en cliquant sur le lien d’installation fourni dans votre invitation, puis en suivant les instructions à l’écran pour installer l’application. Vous pouvez également vous joindre à une réunion sans l’application, en utilisant l’application web à la place, mais il est recommandé d’utiliser Google Chrome pour ce faire. Dans ce cas, vous devrez saisir le numéro d’identification de la réunion indiqué dans l’invitation.

Ensuite, vous cliquerez sur le lien de la réunion (fourni dans l’invitation) ou copierez et collerez l’URL dans votre navigateur. Vous pouvez également ouvrir l’application et taper le numéro d’identification à neuf chiffres de la réunion (fourni dans l’invitation) dans la zone de texte blanche prévue à cet effet, puis cliquer sur Participer.

Vous pouvez également vous inscrire via une tablette ou un smartphone en téléchargeant et en utilisant l’application mobile GoToMeeting pour iOS ou Android. Il vous suffit ensuite d’ouvrir l’application et d’entrer le numéro d’identification de la réunion pour y participer.

S’inscrire par téléphone

Capture d'écran de GoToMeeting Dial InCapture d’écran

Votre invitation doit également comporter un numéro de téléphone que vous pourrez appeler si vous préférez participer à la réunion par téléphone. Le moyen le plus simple de participer à une réunion par téléphone est d’utiliser l’application web GoToMeeting sur Google Chrome.

Étape 1 : Ouvrez Google Chrome et naviguez vers l’application web GoToMeeting.

Étape 2 : Saisissez le numéro d’identification de la réunion dans la zone de texte, puis appuyez sur les flèches orange et blanche pour l’envoyer. Sur l’écran suivant, cliquez sur le bouton “Ok, je suis prêt”.

Étape 3 : Tapez sur l’icône de l’engrenage des réglages dans le coin supérieur droit. Allez dans Audio > Appel téléphonique. Dans cette section, vous obtiendrez un numéro de téléphone à appeler, un code d’accès et un code PIN audio.

Étape 4 : Utilisez votre téléphone pour appeler le numéro de téléphone fourni dans la section Audio des paramètres de l’application web. Lorsque l’appel téléphonique vous est demandé, saisissez le code d’accès et le code PIN de l’audio.

Étape 5 : Vous serez autorisé à vous joindre à la réunion une fois qu’elle aura commencé. À ce moment-là, votre appel téléphonique fera le lien avec la réunion.

Comment partager votre écran sur GoToMeeting

Si vous organisez une réunion et que vous souhaitez partager votre écran avec vos participants, voici comment le faire via l’application de bureau.

Étape 1 : Ouvrez l’application ou la page web que vous souhaitez partager avec vos participants.

Étape 2 : Dans la fenêtre de réunion de l’application de bureau GoToMeeting, passez votre souris sur le bas de l’écran jusqu’à ce qu’une série d’icônes apparaissent. Dans cette série d’icônes, sélectionnez celle intitulée Écran.

Partage d'écran GoToMeetingCapture d’écran

Étape 3 : Sur l’écran suivant, vous aurez deux options : Écran et Applications. Screen vous permet de partager l’écran le plus actif ou le plus récemment utilisé sur votre bureau. Applications vous permet de choisir un écran parmi toutes les applications que vous avez actuellement ouvertes. Dans tous les cas, sélectionnez l’écran que vous souhaitez partager, puis cliquez sur le bouton orange Partager. Lorsque vous avez fini de partager votre écran, cliquez sur l’icône verte de l’écran sur le côté droit de l’écran pour arrêter de partager votre écran.

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