jeudi, octobre 29, 2020

Qu’est-ce que les équipes Microsoft ? Un regard sur la plate-forme de collaboration de Microsoft

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La collaboration d’équipe en ligne est la nouvelle norme alors que les entreprises répartissent leur main-d’œuvre à travers le monde. L’époque où l’on s’appuyait principalement sur les courriels de groupe est révolue, car les équipes peuvent désormais travailler ensemble en temps réel grâce à une interface de type “chat” instantané, où qu’elles se trouvent.

Microsoft Teams est l’un des nombreux outils de collaboration conçus pour rassembler les travailleurs des entreprises dans un espace en ligne. Il n’est pas conçu pour communiquer avec la famille et les amis, mais fournit plutôt une plateforme de vidéoconférence, de discussions en temps réel, de partage et d’édition de documents, et bien plus encore pour les entreprises et les sociétés.

Si vous voulez en savoir plus sur les équipes Microsoft, lisez la suite !

Qu’est-ce que les équipes Microsoft ?

Microsoft Teams est un espace de travail basé sur le chat, initialement introduit en 2016 pour les clients souscrivant aux plans Office 365 Enterprise et Business, qui succède à la plate-forme Skype for Business de Microsoft. Il a également remplacé le service Microsoft Classroom dans Office 365 Education.

Microsoft Teams est devenu largement disponible le 14 mars 2017, pour tous les abonnements à Office 365. Une version gratuite est arrivée le 12 juillet 2018, offrant la plupart des fonctionnalités de l’abonnement tout en limitant la capacité de stockage et le nombre d’utilisateurs. La version mobile a reçu des fonctionnalités adaptées aux familles à partir de mars, bien que Microsoft Teams ne soit toujours pas conçu pour un usage personnel.

Dans l’ensemble, les équipes Microsoft se répartissent en cinq composantes principales :

  • Équipe – Un “bâtiment” virtuel où tous les membres invités entrent pour collaborer.
  • Canal – Une “pièce” individuelle dans le “bâtiment” qui peut être ouverte à tous les membres de l’équipe ou fermée à clé sur invitation seulement. Les administrateurs peuvent créer plusieurs “salles” avec des thèmes spécifiques, tels que la rédaction, les jeux, la comptabilité, les ressources humaines, et plus encore.
  • Onglets des canaux – Vous permet d'”épingler” les messages, les fichiers, les applications et autres à chaque canal que vous fréquentez. Ils ne sont pas universels, donc un canal peut avoir des onglets différents d’un autre.
  • Flux d’activité – Connecte tous les canaux comme un couloir de fortune afin que vous puissiez recevoir les mentions, réponses et autres notifications associées aux canaux que vous fréquentez.
  • Chat – Chats privés entre vous et les autres membres de l’équipe.

Les administrateurs créent d’abord une équipe, puis des canaux individuels. Pour les grandes organisations, plusieurs équipes avec une poignée de canaux peuvent être nécessaires. Le client prend en charge plus d’une équipe, ce qui permet aux membres d’accéder à plusieurs équipes via une seule interface.

La plupart des contributions se font par messagerie instantanée, mais les membres peuvent effectuer des appels VoIP et des vidéoconférences. Avec ces dernières, Microsoft a augmenté la limite maximale à 10 000 participants en avril, contre 5 000 auparavant. Les membres peuvent ajouter d’autres personnes à une liste de “numérotation rapide” ou créer un groupe pour une conférence multi-utilisateurs. Il existe également une fonction de messagerie vocale.

Les membres d’une équipe ont accès à un ensemble de documents partagés en cliquant sur Fichiers dans le client, y compris les images et les vidéos téléchargées dans les canaux. Les membres peuvent ouvrir ces fichiers dans un navigateur, les télécharger sur leur PC ou récupérer un lien pour les partager avec d’autres. La fonction OneDrive permet aux utilisateurs de créer des dossiers partagés, des documents Word, des classeurs Excel, des présentations PowerPoint, etc.

Enfin, Microsoft Teams s’intègre à des applications tierces, notamment Trello, Zoom, Asana, GitHub, Evernote, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Google Analytics, et bien d’autres encore. Il fonctionne même avec des applications sociales comme YouTube, StubHub, et plusieurs autres.

Qu’est-ce qui différencie les équipes Microsoft des autres plateformes ?

Microsoft Teams est l’un des nombreux outils de collaboration d’équipe. Son plus grand concurrent est Slack, et nous les opposons dans un autre article de fond. Les deux ont leurs forces et leurs faiblesses, mais si vous avez besoin d’un outil qui fonctionne avec Microsoft 365, Teams est votre meilleur choix.

Workplace de Facebook est un outil de collaboration similaire, orienté vers les entreprises. L’une des principales différences est que la messagerie directe a lieu au sein des équipes Microsoft alors que l’alternative de Facebook repose sur une application de chat séparée pour le lieu de travail. La plateforme de Facebook est d’abord mobile, tandis que Teams fait passer le travailleur de bureau en premier. Workplace met également l’accent sur les vidéos en direct, mais sa compatibilité avec d’autres applications est nettement inférieure à celle de Teams.

La discorde est un autre outil de collaboration d’équipe très populaire. Il s’adresse aux joueurs offrant des fonctionnalités de voix et de messagerie instantanée gratuites. Dans ce scénario, les joueurs créent ou rejoignent des “serveurs” publics et privés plutôt que des “équipes”. Comme les équipes Microsoft, chaque bâtiment (serveur) héberge plusieurs salles (canaux), seules ces salles sont dédiées au texte ou à la voix, et non aux deux. Il existe également une fonction “Go Live” qui détecte automatiquement votre jeu et vous permet de le diffuser directement sur votre serveur Discord. Vous voulez passer un appel vidéo à vos amis ou à votre famille ? Discord assure aussi vos arrières, et ce, gratuitement.

Les équipes Microsoft en un coup d’œil

L’interface présente trois composantes de base. À gauche, la barre de navigation qui comporte plusieurs onglets : Activité, Chat, Équipes, Appels et Fichiers. Vous verrez également une icône en forme de ellipse à trois points qui s’ouvre sur une fenêtre pop-up hébergeant des applications supplémentaires, comme OneNote, le wiki des équipes et l’aide. Vous pouvez cliquer ici sur le lien Plus d’applications pour connecter vos applications tierces préférées comme Trello et Zoom.

Les informations de la deuxième colonne sont déterminées par l’onglet que vous sélectionnez dans la barre de navigation. Cliquez sur Activité et la deuxième colonne énumère toutes les mentions, réponses et autres notifications. Sélectionnez l’une de ces activités et la troisième colonne affiche la conversation correspondante. Cliquez sur le bouton de filtrage dans la deuxième colonne et vous pouvez réduire la liste à de simples mentions ou réponses.

De même, si vous cliquez sur l’onglet “Chat”, la deuxième colonne répertorie vos conversations privées par le destinataire. Sélectionnez un destinataire dans la liste et la troisième colonne affiche la conversation entière. Cliquez sur l’icône à trois points de suspension à côté du destinataire et vous pouvez épingler la conversation, ajouter l’individu à vos contacts, recevoir une notification lorsque l’individu s’inscrit, et plus encore.

Enfin, cliquez sur l’onglet Équipes et une liste de vos équipes connectées et de leurs canaux apparaît dans la deuxième colonne. Les canaux ayant une nouvelle activité sont mis en évidence en gras. Sélectionnez un canal et les messages contenus dans ce canal apparaissent dans la troisième colonne. Toute mention dans un canal non sélectionné est mise en évidence par un point d’exclamation à côté du nom du canal.

Ce qui est intéressant avec les équipes Microsoft, c’est que vous pouvez collaborer avec des personnes qui parlent une autre langue. Lorsqu’un commentaire apparaît dans une chaîne qui n’est pas votre langue maternelle, il suffit de cliquer sur l’icône Plus d’options à côté du commentaire et de sélectionner Traduire dans le menu déroulant. Microsoft Teamssupporte 44 langues.

Lorsque vous tapez un message, vous trouverez des outils de mise en forme similaires à ceux de Slack, comme le réglage de la taille de la police, la création d’une liste de puces, la définition d’un sujet spécifique, l’utilisation d’une surbrillance, etc. Vous pouvez également marquer un message comme une nouvelle conversation ou annonce, verrouiller les réponses uniquement pour vous et les modérateurs, et poster le message sur plusieurs canaux (si autorisé). D’autres outils incluent l’ajout d’emoji, d’autocollants, de GIF et de fichiers.

Pour organiser une réunion vidéo, il vous suffit de cliquer sur l’icône de la caméra Meet Now dans la barre d’outils des messages de la troisième colonne. La planification nécessite un plan payant, qui apparaît sous forme d’icône de calendrier sur la barre d’outils de message.

Combien coûtent les équipes Microsoft ?

Le modèle gratuit comprend les caractéristiques suivantes :

  • 10 Go de stockage pour chaque équipe plus 2 Go supplémentaires par personne pour le stockage personnel.
  • Messages de chat illimités et consultables.
  • Intégrations d’applications illimitées.
  • Appel audio et vidéo au sein de la plateforme Teams.
  • Création de contenu en temps réel avec les applications Web de Office.
  • 500 000 utilisateurs au maximum.

Microsoft 365 Business Basic coûte 5 $ par utilisateur par mois, alors que le plan Business Standard coûte 12,50 $ par utilisateur par mois. Voici les fonctionnalités incluses dans Microsoft Teams :

  • 1TB de stockage par organisation, 10GB par licence, 1TB par personne pour le stockage personnel.
  • Messages de chat illimités et consultables.
  • 300 utilisateurs maximum.
  • Réunions prévues.
  • Appel audio et vidéo au sein de la plateforme Teams.
  • Création de contenu en temps réel avec les applications de bureautique Office (Business Standard uniquement).
  • Les applications commerciales, y compris les réservations, la facturation et MileIQ (Business Standard uniquement).

Office 365 E3 coûte 20 dollars par utilisateur et par mois. Cela s’ajoute :

  • Audioconférence.
  • Système téléphonique et appel sur le RTPC.
  • Stockage personnel illimité dans le nuage.
  • eDiscovery.
  • Accès aux serveurs Exchange, SharePoint ou Skype for Business sur site.
  • Soutien au déploiement rapide.

En fin de compte, si vous avez besoin d’un outil pour communiquer avec vos amis et votre famille, Skype est votre meilleure solution, et non Microsoft Teams. Les petites entreprises pourraient s’en tirer en utilisant le modèle gratuit, mais les grandes entreprises et les sociétés devraient étudier les trois plans payants.

Pour une vue plus détaillée, Microsoft liste sur son site web toutes les caractéristiques des quatre modèles gratuits et payants.

Où trouver des équipes Microsoft ?

Microsoft Teams est disponible sur les plateformes suivantes :

  • Windows (32-bit) (64-bit)
  • MacOS
  • Linux (DEB 64 bits)(RPM 64 bits)
  • Android
  • iOS
  • Uniquement sur le Web

Comment démarrer gratuitement avec les équipes Microsoft

Si vous souhaitez tester la plateforme de collaboration de Microsoft, voici comment faire. Pour la version gratuite, la seule condition est d’avoir un compte Microsoft, que vous pouvez créer lors de la procédure d’installation. Vous n’avez pas besoin d’un abonnement à Microsoft 365 pour utiliser gratuitement Microsoft Teams.

Étape 1 : Rendez-vous sur teams.microsoft.com et cliquez sur le bouton S’inscrire gratuitement.

Étape 2 : Saisissez une adresse électronique de compte Microsoft. Si vous utilisez une autre adresse électronique, elle sera utilisée pour créer un compte Microsoft.

Étape 3 : Sélectionnez votre intention – utiliser les équipes pour l’école ou le travail – et cliquez ensuite sur le bouton bleu Suivant. Ne sélectionnez pas Amis et famille, car vous serez obligé d’utiliser Skype.

Étape 4 : Cliquez sur le bouton bleu “Créer un compte” si vous n’utilisez pas de compte Microsoft. Sinon, utilisez le mot de passe de votre compte Microsoft et passez à l’étape 8.

Étape 5 : Créez un mot de passe et cliquez sur le bouton bleu suivant

Étape 6 : Entrez le code de vérification envoyé par Microsoft et cliquez sur le bouton bleu “Suivant”.

Étape 7 : Répétez un autre code affiché à l’écran et cliquez sur le bouton bleu Suivant.

Étape 8 : Enfin, saisissez les informations d’identification requises et cliquez sur le bouton bleu “Set Up Teams”.

Étape 9 : Suivez le processus d’installation initial et commencez à inviter les membres de l’équipe.

Vous pouvez inviter les membres de trois façons : Copiez un lien dans le presse-papiers de votre PC, invitez-les par le biais de contacts stockés dans votre compte Microsoft, ou envoyez une invitation par courrier électronique.

Quoi de neuf dans les équipes Microsoft ?

La mise à jour d’avril 2020 a apporté de nombreuses fonctionnalités supplémentaires pour mieux soutenir les équipes travaillant à domicile. Parmi celles-ci, on peut citer

  • La phase de réunion des équipes compte désormais neuf participants qui peuvent être visionnés simultanément, au lieu de quatre.
  • Les effets d’arrière-plan vous permettent d’ajouter un arrière-plan prégénéré, cachant votre cuisine en désordre.
  • Le flou de fond arrive pour l’application iOS.
  • Les sous-titres en direct arrivent pour iOS et Android.
  • Levez la main pour signaler que vous souhaitez faire un commentaire lors d’une vidéoconférence.
  • Le nombre de participants aux événements en direct est passé à 20 000.
  • Le nombre d’événements simultanés est passé à 50.
  • La durée de l’événement est portée à 16 heures par émission.
  • Vous pouvez désormais partager l’audio du système lors d’événements en direct.
  • Le support de l’application Yammer est désormais inclus.

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